Kit Gratuito de Registro de Visitantes para Empresas Descarga una plantilla Excel, un PDF imprimible y una checklist RGPD para gestionar las entradas de visitantes de forma sencilla y ordenada.
Sin compromiso. Puedes usar las plantillas de inmediato en tu empresa.
Qué incluye el kit gratuito
Registro de visitantes Excel
Una plantilla sencilla para anotar fecha, hora de entrada, hora de salida, nombre del visitante, empresa, persona de contacto interna y firma.
Registro de visitantes PDF
Una versión imprimible, lista para recepción, oficinas, plantas y empresas que aún prefieren el papel.
Checklist RGPD Recepción
Una lista práctica para comprobar que la gestión de visitantes sea más ordenada, confidencial y profesional.
Descarga las plantillas gratuitas
Descarga cada archivo por separado o todo el kit en un solo archivo. Listos para usar — sin registro.
Cuándo una hoja de Excel puede bastar
Una plantilla Excel puede ser una buena solución cuando tu empresa recibe pocos visitantes, tiene una sola recepción y no necesita notificaciones, gestión centralizada ni un historial avanzado.
- pocas visitas al mes;
- una sola sede;
- sin necesidad de informes;
- gestión manual aceptable;
- uso ocasional del registro de visitantes.
Cuándo conviene pasar a un registro de visitantes digital
Cuando las visitas aumentan, el papel y Excel pueden volverse incómodos: datos difíciles de encontrar, registros incompletos, poca confidencialidad, ninguna notificación a los responsables y una imagen de recepción menos moderna.
- quieres eliminar el registro en papel;
- quieres registrar entradas y salidas desde una tableta;
- quieres mejorar la imagen de tu recepción;
- quieres gestionar la privacidad y los consentimientos de forma más ordenada;
- quieres consultar mejor el historial;
- quieres pasar a una solución Cloud.
Registro Excel o IRIGuest: ¿qué elegir?
| Necesidad | Excel / PDF | IRIGuest Free | IRIGuest Cloud |
|---|---|---|---|
| Uso inmediato | ✓ | ✓ | ✓ |
| Formato papel / imprimible | ✓ | × | × |
| Uso en tableta | × | ✓ | ✓ |
| Registro de entrada / salida | ✓ | ✓ | ✓ |
| Firma en pantalla y privacidad | × | ✓ | ✓ |
| Multiidioma | × | ✓ | ✓ |
| Notificaciones a responsables | × | × | ✓ |
| Historial consultable | × | ✓ | ✓ |
| Gestión centralizada | × | × | ✓ |
| Ideal para varias sedes | × | × | ✓ |
Excel sirve para empezar. IRIGuest encaja mejor cuando necesitas orden, imagen y control — desde la versión gratuita para tableta hasta la gestión centralizada en la Cloud.
¿Quieres dejar el papel y Excel?
Con IRIGuest Free puedes empezar a registrar visitantes desde una tableta de forma gratuita, con una experiencia más moderna y profesional que un registro en papel.
Preguntas frecuentes
¿Puedo usar la plantilla Excel como registro de visitantes de la empresa?
Sí. La plantilla Excel está pensada precisamente para registrar las entradas de visitantes: fecha, hora de entrada y salida, nombre, empresa, persona de contacto interna, motivo de la visita y firma. Es una solución sencilla e inmediata para quien recibe pocos visitantes y gestiona una sola recepción.
¿El registro de visitantes tiene que ser obligatoriamente en papel?
No. La ley no impone un formato concreto: el registro puede ser en papel, en Excel o digital en una tableta. Lo importante es que los datos se recojan de forma ordenada, confidencial y conforme al RGPD. Una solución digital como IRIGuest facilita consultar el historial y proteger los datos.
¿Qué debe contener un registro de visitantes?
Por lo general: fecha y hora de entrada y salida, nombre y apellidos del visitante, su empresa, la persona de contacto interna y el motivo de la visita. También pueden ser útiles la firma y la aceptación del aviso de privacidad. Encontrarás todos estos campos listos en la plantilla Excel y el PDF del kit.
¿La plantilla Excel es gratuita?
Sí, completamente gratuita. Puedes descargar la plantilla Excel, el PDF imprimible y la checklist RGPD sin coste y usarlos de inmediato en tu empresa, sin registro.
¿Cuándo conviene usar una app de registro de visitantes?
Cuando las visitas aumentan, tienes varias sedes o accesos, quieres notificaciones automáticas a los responsables, un historial fácilmente consultable y una imagen de recepción más moderna. En esos casos una app como IRIGuest es más cómoda y fiable que el papel y Excel.
¿IRIGuest sustituye al registro en papel?
Sí. IRIGuest sustituye el registro en papel por un check-in digital en iPad y tabletas Android: el visitante se registra por su cuenta, firma en la pantalla y acepta el aviso de privacidad, mientras los datos se mantienen ordenados y seguros.
¿Puedo probar IRIGuest gratis?
Sí. Existe una versión gratuita de IRIGuest, utilizable sin conexión y sin límite de tiempo. También puedes probar la demo online directamente desde el navegador, sin instalar nada.
¿La versión Cloud es adecuada para empresas con varias sedes?
Sí. La versión Cloud está pensada precisamente para empresas estructuradas y con varias sedes: centraliza los datos de varias recepciones y accesos, envía notificaciones a los responsables y ofrece informes y gestión centralizada de los accesos.
Plantilla de registro de visitantes Excel gratuita para empresas
Un registro de visitantes en Excel suele ser el primer paso para poner orden en las entradas de la empresa. Nuestra plantilla de registro de visitantes gratuita te permite anotar en segundos la fecha, la hora de entrada y salida, el nombre del visitante, la empresa, la persona de contacto interna, el motivo de la visita y la firma. También puede usarse como registro de invitados en Excel o como hoja de presencia de visitantes, según cómo organice tu recepción la acogida.
Para quien prefiere el papel, el kit incluye también un registro de visitantes en PDF listo para imprimir: lo dejas en recepción, en la entrada de la planta o en la garita y lo rellenas a mano. Es la versión más cercana al clásico registro de accesos de la empresa, pero con los campos ya definidos con claridad y un espacio dedicado a la firma y al aviso de privacidad.
Todas las plantillas del kit son un registro de visitantes gratis, sin coste ni registro. Están pensadas para pymes, oficinas, despachos y plantas que quieren pasar de hojas sueltas o cuadernos a una gestión más ordenada, confidencial y profesional de las entradas.
Con el tiempo, sin embargo, el papel y Excel muestran sus límites: datos difíciles de buscar, registros llenos de filas incompletas, falta de confidencialidad y ninguna notificación automática a los responsables. Aquí es donde una app de registro de visitantes como IRIGuest marca la diferencia: convierte la acogida en una verdadera recepción digital en iPad y tabletas Android, con firma en pantalla, gestión de la privacidad, historial siempre consultable y, en la versión Cloud, notificaciones y centralización de datos en varias sedes.
Puedes empezar hoy con las plantillas gratuitas y, cuando la empresa crezca, evolucionar hacia la versión digital: descubre la versión gratuita, prueba la demo online o valora la versión Cloud para empresas con varias sedes. Si la prioridad es el cumplimiento, lee también cómo gestionar un registro de visitantes conforme al RGPD.