Kostenloses Besucherregister-Kit für Unternehmen Laden Sie eine Excel-Vorlage, ein druckbares PDF und eine DSGVO-Checkliste herunter, um Besucherzutritte einfach und geordnet zu verwalten.
Unverbindlich. Sie können die Vorlagen sofort in Ihrem Unternehmen nutzen.
Das enthält das kostenlose Kit
Besucherregister Excel
Eine einfache Vorlage für Datum, Ankunftszeit, Abgangszeit, Besuchername, Firma, internen Ansprechpartner und Unterschrift.
Besucherregister PDF
Eine druckbare Version, bereit für Empfang, Büros, Werke und Unternehmen, die weiterhin Papier bevorzugen.
DSGVO-Checkliste Empfang
Eine praktische Liste, um sicherzustellen, dass die Besucherverwaltung geordneter, vertraulicher und professioneller ist.
Kostenlose Vorlagen herunterladen
Laden Sie jede Datei einzeln oder das gesamte Kit in einem Archiv herunter. Sofort einsatzbereit — ohne Anmeldung.
Wann eine Excel-Tabelle ausreichen kann
Eine Excel-Vorlage kann eine gute Lösung sein, wenn Ihr Unternehmen wenige Besucher empfängt, nur einen Empfang hat und keine Benachrichtigungen, zentrale Verwaltung oder erweiterte Historie benötigt.
- wenige Besuche pro Monat;
- nur ein Standort;
- kein Bedarf an Berichten;
- manuelle Pflege ist akzeptabel;
- gelegentliche Nutzung des Besucherregisters.
Wann sich der Umstieg auf ein digitales Besucherregister lohnt
Wenn die Besuche zunehmen, können Papier und Excel unbequem werden: Daten sind schwer zu finden, Register sind unvollständig, es fehlt an Vertraulichkeit, es gibt keine Benachrichtigung an Ansprechpartner und ein weniger modernes Empfangsbild.
- Sie möchten das Papierregister abschaffen;
- Sie möchten Zu- und Abgänge per Tablet erfassen;
- Sie möchten das Image Ihres Empfangs verbessern;
- Sie möchten Datenschutz und Einwilligungen geordneter verwalten;
- Sie möchten die Historie leichter einsehen;
- Sie möchten zu einer Cloud-Lösung wechseln.
Excel-Register oder IRIGuest: was wählen?
| Anforderung | Excel / PDF | IRIGuest Free | IRIGuest Cloud |
|---|---|---|---|
| Sofort einsatzbereit | ✓ | ✓ | ✓ |
| Papier- / Druckformat | ✓ | × | × |
| Nutzung per Tablet | × | ✓ | ✓ |
| Erfassung Zugang / Abgang | ✓ | ✓ | ✓ |
| Unterschrift am Bildschirm & Datenschutz | × | ✓ | ✓ |
| Mehrsprachig | × | ✓ | ✓ |
| Benachrichtigungen an Ansprechpartner | × | × | ✓ |
| Durchsuchbare Historie | × | ✓ | ✓ |
| Zentrale Verwaltung | × | × | ✓ |
| Ideal für mehrere Standorte | × | × | ✓ |
Excel ist gut für den Anfang. IRIGuest passt besser, wenn Ordnung, Image und Kontrolle gefragt sind — von der kostenlosen Tablet-Version bis zur zentralen Verwaltung in der Cloud.
Papier und Excel hinter sich lassen?
Mit IRIGuest Free können Sie kostenlos beginnen, Besucher per Tablet zu erfassen — mit einem moderneren und professionelleren Erlebnis als ein Papierregister.
Häufige Fragen
Kann ich die Excel-Vorlage als betriebliches Besucherregister nutzen?
Ja. Die Excel-Vorlage ist genau dafür gedacht, Besucherzutritte zu erfassen: Datum, Ankunfts- und Abgangszeit, Name, Firma, interner Ansprechpartner, Besuchsgrund und Unterschrift. Eine einfache, sofort einsetzbare Lösung für alle, die wenige Besucher empfangen und nur einen Empfang verwalten.
Muss ein Besucherregister zwingend auf Papier sein?
Nein. Das Gesetz schreibt kein bestimmtes Format vor: Das Register kann auf Papier, in Excel oder digital auf einem Tablet geführt werden. Entscheidend ist, dass die Daten geordnet, vertraulich und DSGVO-konform erfasst werden. Eine digitale Lösung wie IRIGuest erleichtert die Einsicht in die Historie und den Schutz der Daten.
Was muss ein Besucherregister enthalten?
In der Regel: Datum und Uhrzeit von Zugang und Abgang, Vor- und Nachname des Besuchers, dessen Firma, der interne Ansprechpartner und der Besuchsgrund. Nützlich können auch die Unterschrift und die Bestätigung der Datenschutzhinweise sein. All diese Felder finden Sie fertig in der Excel- und PDF-Vorlage des Kits.
Ist die Excel-Vorlage kostenlos?
Ja, völlig kostenlos. Sie können die Excel-Vorlage, das druckbare PDF und die DSGVO-Checkliste ohne Kosten herunterladen und sofort in Ihrem Unternehmen nutzen — ohne Anmeldung.
Wann lohnt sich eine App für das Besucherregister?
Wenn die Besuche zunehmen, Sie mehrere Standorte oder Zugänge haben, automatische Benachrichtigungen an Ansprechpartner, eine leicht durchsuchbare Historie und ein moderneres Empfangsbild wünschen. In diesen Fällen ist eine App wie IRIGuest bequemer und zuverlässiger als Papier und Excel.
Ersetzt IRIGuest das Papierregister?
Ja. IRIGuest ersetzt das Papierregister durch einen digitalen Check-in auf iPad und Android-Tablets: Der Besucher registriert sich selbst, unterschreibt am Bildschirm und akzeptiert die Datenschutzhinweise, während die Daten geordnet und sicher bleiben.
Kann ich IRIGuest kostenlos testen?
Ja. Es gibt eine kostenlose Version von IRIGuest, offline und ohne Zeitlimit nutzbar. Sie können auch die Online-Demo direkt im Browser testen, ohne etwas zu installieren.
Eignet sich die Cloud-Version für Unternehmen mit mehreren Standorten?
Ja. Die Cloud-Version ist genau für strukturierte Unternehmen mit mehreren Standorten gedacht: Sie zentralisiert die Daten mehrerer Empfänge und Zugänge, sendet Benachrichtigungen an Ansprechpartner und bietet Berichte sowie eine zentrale Zutrittsverwaltung.
Kostenlose Excel-Besucherregister-Vorlage für Unternehmen
Ein Besucherregister in Excel ist oft der erste Schritt, um Ordnung in die Zutritte im Unternehmen zu bringen. Unsere kostenlose Besucherregister-Vorlage erlaubt es, in Sekunden Datum, Ankunfts- und Abgangszeit, Besuchername, Firma, internen Ansprechpartner, Besuchsgrund und Unterschrift festzuhalten. Sie lässt sich auch als Gästeregister in Excel oder als Anwesenheitsliste für Besucher nutzen, je nachdem, wie Ihr Empfang die Annahme organisiert.
Wer Papier bevorzugt, findet im Kit auch ein druckbares Besucherregister-PDF: Legen Sie es am Empfang, am Werkseingang oder in der Pforte aus und füllen Sie es von Hand aus. Es ist die Version, die dem klassischen betrieblichen Zutrittsregister am nächsten kommt, jedoch mit bereits klar angelegten Feldern und einem eigenen Bereich für Unterschrift und Datenschutzhinweis.
Alle Vorlagen im Kit sind ein kostenloses Besucherregister, ohne Kosten und ohne Anmeldung. Sie sind für KMU, Büros, Kanzleien und Werke gedacht, die von verstreuten Blättern oder Heften zu einer geordneteren, vertraulicheren und professionelleren Verwaltung der Zutritte wechseln möchten.
Mit der Zeit zeigen Papier und Excel jedoch ihre Grenzen: Daten sind schwer zu durchsuchen, Register füllen sich mit unvollständigen Zeilen, Vertraulichkeit fehlt und es gibt keine automatische Benachrichtigung an Ansprechpartner. Hier macht eine Besucherregister-App wie IRIGuest den Unterschied: Sie verwandelt die Annahme in einen echten digitalen Empfang auf iPad und Android-Tablets — mit Unterschrift am Bildschirm, Datenschutzverwaltung, jederzeit durchsuchbarer Historie und, in der Cloud-Version, Benachrichtigungen und zentraler Datenhaltung über mehrere Standorte.
Sie können heute mit den kostenlosen Vorlagen starten und, wenn das Unternehmen wächst, zur digitalen Version wechseln: Entdecken Sie die kostenlose Version, testen Sie die Online-Demo oder prüfen Sie die Cloud-Version für Unternehmen mit mehreren Standorten. Wenn die Konformität Priorität hat, lesen Sie auch, wie Sie ein DSGVO-konformes Besucherregister führen.