Varchi e postazioni di registrazione
È il fattore principale: quante reception, ingressi o postazioni devono registrare visitatori. Molti software — IRIGuest incluso — usano proprio il varco come unità di misura del prezzo.
Prezzi e costi
Quanto costa un software per registro visitatori?
Il costo dipende soprattutto da quante sedi o varchi devi gestire, dal livello di automazione richiesto e dal tipo di processo che vuoi digitalizzare. In alcuni casi può bastare una soluzione gratuita; in altri è più utile una piattaforma Cloud con preregistrazione, QR-Code, badge e report. In questa guida trovi i fattori che incidono sul prezzo, i costi nascosti di carta ed Excel e — senza giri di parole — quanto costa IRIGuest.
In breve
Un software per registro visitatori può costare da zero — con le versioni gratuite — a un canone mensile che cresce con varchi, sedi e automazione (preregistrazione, QR-Code, badge, report). IRIGuest offre una versione gratuita senza limiti di tempo e una versione Cloud a partire da 50 €/mese + IVA (oppure 540 €/anno + IVA).
Il canone, però, è solo metà del conto: anche carta ed Excel hanno un costo — fatto di tempo della reception, errori e ricerche impossibili — solo che non arriva mai in fattura.
Se hai cercato «quanto costa un software registro visitatori» probabilmente hai già visitato qualche sito e trovato la stessa risposta: «richiedi un preventivo». È una prassi diffusa, ma non aiuta chi deve farsi un’idea di budget prima ancora di parlare con un commerciale. Qui preferiamo un approccio diverso: spiegare da cosa dipende il prezzo e dire chiaramente quanto costa la nostra soluzione.
La guida vale per qualunque valutazione tu stia facendo, non solo per IRIGuest: i fattori di costo sono gli stessi per tutti i software di gestione visitatori — e anche le domande da farsi prima di scegliere.
Da cosa dipende il costo di un software per registro visitatori
Il prezzo di un software di gestione visitatori non è quasi mai un numero unico valido per tutti: è la combinazione di pochi fattori concreti. Questi sono i principali — e sono anche le prime cose da chiarire internamente prima di chiedere un preventivo:
Numero di sedi
Più sedi significa dati da centralizzare, configurazioni da replicare e persone diverse che devono consultare lo stesso storico: è il passaggio naturale verso una soluzione Cloud.
Funzioni e automazione
Preregistrazione degli ospiti, QR-Code, badge, notifiche automatiche al referente, report: ogni automazione fa risparmiare tempo alla reception e in genere sposta verso i piani più completi.
Dati, storico e permessi
Dove finiscono i dati, chi può consultarli e per quanto tempo: la gestione di utenti, ruoli e conservazione distingue un registro semplice da una piattaforma aziendale.
Personalizzazioni e integrazioni
Grafica e domande personalizzate sono ormai uno standard; flussi su misura e integrazioni con altri sistemi aziendali richiedono quasi sempre una valutazione dedicata.
Assistenza, aggiornamenti e hosting
Un canone Cloud include di norma hosting, aggiornamenti e supporto. Un’installazione locale può sembrare più economica, ma sposta su di te manutenzione e backup.
Un fattore che spesso preoccupa — il numero di visitatori — nei modelli a varco come quello di IRIGuest non incide sul prezzo: registrare dieci o cento persone al giorno costa uguale. Attenzione invece ai requisiti privacy: consensi e conservazione corretta dei dati non fanno variare il canone, ma vanno impostati bene fin dall’inizio — ne parliamo nella guida su registro visitatori e GDPR.
Registro cartaceo, Excel o software: costi visibili e costi nascosti
Il registro cartaceo e il foglio Excel sembrano gratuiti, e per esigenze molto semplici — pochi visitatori, una sola sede, nessun report — possono anche bastare. Il punto è che il loro costo non è zero: è solo invisibile, perché non arriva in fattura ma si paga in tempo, errori e occasioni perse.
| Aspetto | Con carta o Excel | Il costo che non vedi |
|---|---|---|
| Tempo della reception | Compilazione a mano, correzioni, fogli da archiviare | Minuti per ogni visita che, moltiplicati per un anno, diventano giornate di lavoro |
| Qualità dei dati | Grafie illeggibili, campi saltati, orari incoerenti | Dati incompleti proprio quando servono: verifiche, emergenze, audit |
| Ricerca nello storico | Sfogliare faldoni o confrontare versioni diverse dello stesso file | Ore per ricostruire un ingresso — quando la risposta serviva subito |
| Riservatezza | Il registro resta aperto sul bancone: ogni visitatore legge i nomi di chi l’ha preceduto | Un rischio privacy concreto e un’impressione di scarsa cura |
| Badge | Compilati a mano o gestiti con file e stampanti separati | Un processo parallelo da mantenere, con risultati poco uniformi |
| Più sedi | Ogni sede ha il suo registro, il suo file, le sue abitudini | Nessuna visione d’insieme: i dati esistono ma nessuno riesce a consultarli |
| Immagine | La prima impressione è un foglio con una penna legata al bancone | Difficile da quantificare, impossibile da ignorare: l’accoglienza parla dell’azienda |
Non serve demonizzare la carta o Excel: per molte realtà sono stati la scelta giusta per anni. Serve solo essere onesti sul totale: quando i visitatori crescono, il «gratis» diventa il modo più costoso di gestire l’ingresso. Il confronto completo tra le tre soluzioni è nella guida cartaceo, Excel o digitale.
Soluzione gratuita o soluzione Cloud?
La prima vera scelta non è «quale software», ma «quanto processo»: ti serve un registro visitatori digitale ordinato su un tablet, o una piattaforma che coordina più varchi, notifiche e report? IRIGuest copre entrambi gli scenari con due versioni:
Per iniziare senza budget
Un registro visitatori digitale completo su iPad e tablet Android: offline, senza limiti di tempo e senza costi nascosti. La migliore alternativa al registro cartaceo per chi parte.
- Check-in e check-out su tablet
- Interfaccia in 5 lingue
- Firma su schermo e consensi privacy
- Logo, colori e domande personalizzabili
- Esportazione dei dati in CSV
Per il processo completo
La piattaforma per aziende strutturate: più varchi e più sedi, dati centralizzati, reception coordinate e automazioni che fanno risparmiare tempo ogni giorno.
- Uso online e dati centralizzati
- Multi dispositivo, multi-varco e multi-sede
- Preregistrazione e QR-Code
- Notifiche automatiche al referente
- Report centralizzato e storico consultabile
- Registrazione da biglietto da visita con AI
- Supporto prioritario
Se vuoi vedere le due versioni fianco a fianco, funzione per funzione, c’è una pagina dedicata al confronto tra versione gratuita e Avanzata.
Quanto costa IRIGuest Cloud
Crediamo nella trasparenza dei prezzi: chi valuta un software ha bisogno di un ordine di grandezza chiaro prima ancora di una chiamata commerciale. Ecco il nostro:
IRIGuest Cloud
A partire da 50 €/mese + IVA
oppure 540 €/anno + IVA con la formula annuale — 60 € in meno rispetto al pagamento mensile.
Hosting, aggiornamenti e assistenza inclusi. Il canone non dipende dal numero di visitatori registrati.
Il prezzo di partenza copre una postazione di registrazione: per molte aziende con una sola reception il calcolo finisce qui, ed è per questo che è facile da stimare — un varco, un canone, nessuna variabile a sorpresa.
Aziende con più varchi, più sedi o esigenze organizzative particolari possono richiedere una valutazione dedicata, con condizioni che diventano più vantaggiose al crescere dei punti di registrazione. Lo stesso vale per personalizzazioni, configurazioni specifiche o integrazioni con altri sistemi: si valutano separatamente, insieme, prima di partire — senza sorprese in corso d’opera.
Quando conviene pagare per un software di gestione visitatori
La versione gratuita risolve già il problema del foglio in reception. Il canone della versione Cloud ha senso quando la gestione dei visitatori è diventata parte dell’organizzazione. I segnali tipici:
- I visitatori arrivano con regolarità, non come eccezione.
- La reception perde tempo tra registrazioni, telefonate ai referenti e trascrizioni.
- Vuoi gestire le visite prima che inizino, con preregistrazione e QR-Code.
- Servono badge visitatori ordinati e uniformi, non compilati a mano al momento.
- Direzione, HR o sicurezza chiedono report e storico consultabile.
- Ci sono più sedi o più ingressi da coordinare — tipico della gestione visitatori in stabilimento.
- L’immagine all’ingresso deve essere all’altezza dell’azienda.
- Carta ed Excel non reggono più il volume, o le richieste di chi quei dati li usa.
Se ti riconosci in due o tre di questi segnali, il canone smette di essere un costo e diventa il prezzo di un processo che funziona. E per i badge non serve nemmeno aspettare: con il Badge Generator gratuito puoi creare e stampare subito badge con QR-Code.
Le domande da farsi prima di scegliere
Prima di confrontare i prezzi, conviene chiarire il proprio scenario. Nove domande — e ciò che la risposta ti dice:
- Quanti visitatori riceviamo ogni mese? Poche visite occasionali orientano verso la versione gratuita; un flusso costante rende l’automazione conveniente.
- Abbiamo una sola reception o più varchi? È il fattore che incide di più sul prezzo: contali prima di chiedere qualunque preventivo.
- Ci serve la preregistrazione? Se le visite si programmano — riunioni, fornitori, colloqui — preregistrazione e QR-Code eliminano le attese al bancone.
- Ci servono badge o QR-Code? Se il badge fa parte del processo, meglio che nasca dalla registrazione invece di essere compilato a parte.
- Vogliamo report e storico consultabile? Se sì, serve una soluzione centralizzata: fogli e file sparsi non rispondono a questa esigenza.
- Chi deve gestire i dati? Se oltre alla reception li consultano HR, sicurezza o direzione, servono utenze, permessi e un punto di accesso unico.
- Ci basta una soluzione gratuita? Per una sola postazione e un processo semplice, spesso sì — ed è il modo più sensato di iniziare.
- Abbiamo bisogno di assistenza o configurazione? Verifica cosa è incluso nel canone e cosa richiede una valutazione dedicata.
- Vogliamo migliorare l’immagine all’ingresso? Se la reception è il primo contatto con clienti e partner, è un criterio di scelta a tutti gli effetti — non un dettaglio estetico.
Il prezzo è solo uno dei criteri con cui valutare: gli altri — dal funzionamento offline alla conformità GDPR — sono nella guida su come scegliere il software per il registro visitatori.
Partire gratis e crescere con il Cloud
C’è un ultimo fattore di costo di cui si parla poco: il rischio di sbagliare. Comprare una piattaforma completa per poi usarne un decimo è il costo nascosto più frequente nel software aziendale.
IRIGuest è costruito per evitarlo: si parte con la versione gratuita — senza budget da chiedere e senza scadenze — la si mette alla prova in reception con i visitatori veri, e solo quando servono più varchi, notifiche o report si valuta il passaggio al Cloud. Nel frattempo puoi provare IRIGuest online direttamente dal browser, senza installare nulla.
Per chi deve proporre la soluzione internamente è un vantaggio concreto: nessun salto nel buio, nessun contratto da giustificare prima di aver visto il valore. Quanto costa digitalizzare il registro visitatori? All’inizio, niente: è il percorso a decidere quando l’investimento ha senso.
Il costo giusto è quello proporzionato al processo
Il prezzo di un software per registro visitatori non va letto come un canone da minimizzare, ma come un rapporto: da una parte il costo, dall’altra il tempo risparmiato dalla reception, l’ordine dei dati, la sicurezza degli accessi, l’immagine all’ingresso e le funzioni che servono davvero — né una di più, né una di meno.
Su questo rapporto IRIGuest gioca a carte scoperte: versione gratuita senza limiti di tempo per chi inizia, versione Cloud a partire da 50 €/mese + IVA per chi vuole il processo completo. Il resto lo decide la tua reception.
Domande frequenti su prezzi e costi
Quanto costa IRIGuest Cloud?
IRIGuest Cloud è proposto a partire da 50 €/mese + IVA, oppure 540 €/anno + IVA con la formula annuale. Il canone include hosting, aggiornamenti e assistenza e non dipende dal numero di visitatori registrati. Esigenze particolari — più varchi, personalizzazioni, integrazioni — possono essere valutate separatamente.
Il prezzo dipende dal numero di varchi?
Sì. Un varco è un punto di ingresso o una postazione di registrazione visitatori — una reception, un ingresso aziendale, una sede. Il prezzo di partenza copre una postazione; per aziende con più varchi o più sedi sono previste condizioni dedicate, più vantaggiose al crescere dei punti di registrazione.
Esiste una versione gratuita di IRIGuest?
Sì. IRIGuest prevede una versione gratuita, offline e senza limiti di tempo, pensata per chi vuole iniziare a digitalizzare il registro visitatori in modo semplice: check-in su tablet, firma su schermo, personalizzazione di grafica e domande, esportazione dei dati in CSV.
Quando conviene passare alla versione Cloud?
La versione Cloud è più adatta quando servono preregistrazione, QR-Code, notifiche automatiche ai referenti, report centralizzato o la gestione di più varchi e più sedi. In genere il passaggio ha senso quando i visitatori arrivano con regolarità e più persone in azienda devono consultare gli stessi dati.
Un file Excel è sufficiente per gestire i visitatori?
Può bastare per esigenze molto semplici, ma diventa limitante quando servono ricerca nello storico, badge, report, più sedi o un processo ordinato e riservato. Il costo di Excel non è zero: si paga in tempo della reception, errori di trascrizione e dati difficili da ritrovare.
Il prezzo include eventuali personalizzazioni?
Il prezzo standard riguarda l’utilizzo del servizio Cloud. Personalizzazioni, configurazioni particolari o integrazioni con altri sistemi aziendali possono richiedere una valutazione dedicata, definita in modo trasparente prima dell’attivazione.
Parti oggi, investi quando ha senso
Scarica la versione gratuita e porta ordine in reception da subito. Quando serviranno più varchi, report e preregistrazione, il Cloud è a un passo — e adesso sai quanto costa.