Software registrazione visitatori

Software registrazione visitatori per aziende

Sostituisci fogli firma, file improvvisati e reception caotiche con un flusso semplice da proporre e rapido da provare.

IRIGuest aiuta HR, Facility, IT e Reception Manager a digitalizzare il registro visitatori senza partire da un progetto complesso. La versione gratuita permette di provarlo subito su tablet; la versione Cloud aggiunge controllo centralizzato quando l'organizzazione cresce. Se vuoi inquadrare la registrazione dentro un quadro più ampio, dai un'occhiata al nostro software di gestione visitatori.

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Versione gratuita disponibile iPad / Android tablet Cloud

Software registrazione visitatori IRIGuest

Per chi è pensata

A chi serve digitalizzare la registrazione visitatori

Aziende che usano ancora registri cartacei o file Excel.
Reception che ricevono clienti, tecnici, consulenti e fornitori.
Referenti interni che devono proporre una soluzione semplice alla direzione.

Perché converte

Cosa cambia rispetto a carta ed Excel

Meno attese e meno errori nella raccolta dati.
Immagine più moderna al primo contatto con l’ospite.
Percorso di adozione a basso rischio grazie alla prova gratuita.

Come partire

Dalla prova gratuita alla gestione strutturata, senza salto nel buio

Messaggio chiave per il mercato italiano: partire gratis riduce il rischio interno e aiuta il referente a proporre una soluzione moderna senza chiedere subito budget.

Prova online o installa la versione gratuita su tablet.
Valuta il flusso con reception, HR, facility o IT.
Passa alla versione Cloud quando servono più dispositivi, storico web o più varchi.

Cosa finisce nel registro

Cosa viene registrato a ogni ingresso

Un software di registrazione visitatori serve a rendere ripetibile una cosa che sulla carta cambia ogni volta: quali dati raccogli, in che ordine e con quali consensi.

Chi è il visitatore

Nome e cognome, azienda di provenienza e, se serve, recapito.
I campi sono personalizzabili: chiedi solo ciò che ti serve davvero, senza campi "di riserva".
Il visitatore compila da solo sul tablet, con la tastiera grande e i campi obbligatori evidenziati.

Perché è qui

Motivo della visita e persona o reparto che lo attende.
È il dato che rende utile lo storico: sei mesi dopo sai non solo chi è entrato, ma da chi andava.
Nella versione Cloud il referente riceve una notifica automatica all'arrivo.

Quando entra e quando esce

Orario di ingresso registrato automaticamente al check-in.
Check-out esplicito a fine visita: è la parte che il registro cartaceo perde quasi sempre.
Con ingressi e uscite completi sai chi è effettivamente presente in un dato momento.

Consensi e firma

Testo dell'informativa privacy personalizzabile e firma raccolta sullo schermo.
Le regole del trattamento restano una scelta tua: qui trovi come impostarle nella guida su registro visitatori e GDPR.
Ogni firma resta associata alla registrazione a cui si riferisce.

Tre modi di registrare

Auto-registrazione, reception assistita o preregistrazione

Non tutte le aziende registrano i visitatori allo stesso modo. Il flusso giusto dipende da chi presidia l'ingresso e da quanti ne arrivano insieme.

Auto-registrazione al tablet

Il tablet resta in reception e il visitatore si registra da solo, in una delle cinque lingue disponibili. È la modalità più usata dove non c'è sempre qualcuno al banco: nessuno deve interrompere il proprio lavoro per far firmare un modulo.

Registrazione assistita

La persona alla reception compila per conto dell'ospite mentre lo accoglie. Utile quando il visitatore ha le mani occupate, non parla la lingua o è un corriere di passaggio: la registrazione resta ordinata anche di fretta.

Preregistrazione con QR Code

Nella versione Avanzata in Cloud puoi preparare la visita in anticipo: l'ospite arriva con un QR Code e al banco completa il check-in in pochi secondi. È la modalità pensata per riunioni programmate e gruppi che arrivano insieme.

Da biglietto da visita

Sempre nella versione Cloud, la fotocamera legge il biglietto da visita e compila i campi con l'intelligenza artificiale. Nasce per fiere ed eventi, dove il tempo per registrare è quello di una stretta di mano — la stessa logica della registrazione visitatori in fiera.

Domande frequenti

Domande frequenti sulla registrazione dei visitatori

Le domande che ci fanno più spesso le aziende che stanno valutando come registrare gli ingressi.

Che differenza c'è tra registrazione e gestione dei visitatori?

La registrazione è il momento del check-in: raccogliere i dati, il consenso e la firma. La gestione è tutto il processo attorno — notifiche, storico, più varchi, report. Se stai cercando la seconda, la pagina giusta è quella sul software gestione visitatori.

Quanto tempo richiede registrare un visitatore?

Con i campi essenziali si resta sotto il minuto, firma compresa. La variabile vera non è il software ma quante domande decidi di fare: ogni campo aggiuntivo si paga in tempo al banco, per questo conviene tenere solo quelli che userai davvero.

Serve una connessione a Internet?

No per la versione gratuita, che funziona interamente offline sul tablet: è pensata proprio per reception e varchi dove la rete non arriva. La versione Avanzata è invece in Cloud e richiede connessione, perché centralizza i dati di più dispositivi.

Posso decidere quali dati chiedere?

Sì, le domande della registrazione sono personalizzabili in entrambe le versioni. È anche la scelta più importante che farai: meno campi significa registrazioni più veloci e meno dati da conservare e proteggere.

I visitatori stranieri riescono a registrarsi da soli?

Sì: l'interfaccia è disponibile in italiano, inglese, francese, tedesco e spagnolo, e la lingua la sceglie il visitatore in prima schermata. È il motivo per cui l'auto-registrazione funziona anche con autisti e tecnici esteri.

Cosa succede se un visitatore non fa il check-out?

La visita resta aperta e si vede. È un'informazione utile: se a fine giornata restano registrazioni senza uscita, sai dove intervenire sulla procedura. Sul cartaceo lo stesso problema semplicemente non è visibile.

Posso esportare i dati raccolti?

La versione gratuita esporta in CSV, quindi i dati restano tuoi e riutilizzabili in Excel. La versione Cloud aggiunge un report centralizzato che raccoglie tutti i dispositivi e i varchi in un'unica vista.

Quanto costa un software di registrazione visitatori?

La versione base di IRIGuest è gratuita e senza limiti di tempo. Per capire come si formano i prezzi sul mercato e cosa incide davvero sul costo, abbiamo raccolto i criteri nella guida su quanto costa un software registro visitatori.

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Altre esigenze collegate

Chi valuta un registro visitatori spesso sta cercando anche una di queste soluzioni.

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