1. Attivi la Modalità Fiera
Il tablet dello stand mostra la schermata di registrazione, con il logo e i colori della tua azienda: la stessa cura grafica della reception, portata in fiera.
Modalità Fiera
Registra i visitatori dello stand in fiera, in pochi secondi
Durante una fiera ogni secondo conta: un visitatore si ferma allo stand, chiede informazioni, lascia i propri dati e passa oltre. La Modalità Fiera di IRIGuest Cloud è pensata proprio per questo momento — la registrazione dei visitatori in fiera, veloce ed essenziale, senza check-out e senza procedure pensate per altri contesti.
In breve
La Modalità Fiera è la modalità di IRIGuest Cloud dedicata agli stand fieristici: solo check-in e raccolta dei dati essenziali, nessun check-out. Ogni visitatore che si ferma allo stand diventa un contatto registrato, ordinato e consultabile dopo la fiera.
È disponibile nella versione Cloud di IRIGuest e affianca la modalità Azienda, quella pensata per la gestione dei visitatori in sede.
Chi ha presidiato uno stand lo sa: i contatti raccolti in fiera finiscono spesso su fogli volanti, biglietti da visita infilati in tasca e file Excel compilati di corsa il lunedì successivo. Una parte si perde, un’altra arriva incompleta, e il follow-up parte in ritardo proprio quando l’interesse del visitatore è ancora caldo.
Questa pagina spiega come funziona la Modalità Fiera, in cosa si differenzia dalla modalità Azienda e perché rende più ordinato il lavoro del team commerciale, prima e dopo la fiera.
Perché una modalità dedicata alle fiere
In azienda la registrazione di un visitatore accompagna una visita vera e propria: la persona arriva, viene accolta, entra, e a fine visita esce. Ha senso tracciare l’ingresso e l’uscita, avvisare il referente interno, tenere uno storico degli accessi. È il lavoro per cui è pensata la modalità Azienda di IRIGuest.
In fiera la dinamica è un’altra. Il visitatore non entra nella tua azienda: passa allo stand, si ferma qualche minuto, chiede informazioni e prosegue il giro. Non c’è un’uscita da tracciare — c’è un contatto da non perdere. E siccome allo stand i momenti di punta sono affollati e veloci, ogni passaggio in più nel processo di registrazione è un attrito che scoraggia il visitatore o fa perdere tempo a chi presidia lo stand.
Per questo la Modalità Fiera riduce il flusso all’essenziale: solo check-in e raccolta dati, in modo che la registrazione duri pochi secondi e i dati arrivino ordinati e uniformi, pronti per essere consultati dopo la fiera.
Come funziona la Modalità Fiera
Il funzionamento è volutamente semplice. Sul tablet dello stand — iPad o Android — l’operatore attiva la Modalità Fiera e da quel momento il dispositivo è pronto a registrare i visitatori, uno dopo l’altro.
2. Il visitatore si registra
Chi si ferma allo stand inserisce i propri dati in pochi passaggi. Solo check-in: nessuna uscita da registrare, nessun passaggio superfluo.
3. Raccogli i dati che ti servono
Le domande della registrazione sono personalizzabili in base al tuo processo: dai riferimenti di contatto all’interesse manifestato dal visitatore.
4. I contatti restano consultabili
Le registrazioni confluiscono nell’ambiente Cloud: dopo la fiera il team commerciale trova i contatti ordinati, completi e pronti per il follow-up.
Non serve rincorrere fogli o trascrivere biglietti da visita: la fiera finisce, i contatti restano. E se allo stand ci sono più persone a raccogliere dati, il processo resta lo stesso per tutti.
Quali dati raccogliere allo stand
Non esiste un elenco valido per tutti: i dati da raccogliere dipendono da cosa il tuo team commerciale deve farci dopo la fiera. Le domande della registrazione si personalizzano, quindi puoi chiedere solo ciò che serve davvero — meno campi significa registrazioni più rapide e più complete. Qualche esempio tipico:
| Dato | A cosa serve | Quanto è tipico |
|---|---|---|
| Nome e cognome | La base di ogni contatto: sapere chi si è fermato allo stand | Essenziale |
| Azienda | Qualificare il contatto e prepararsi al follow-up | Essenziale |
| Email o telefono | Il canale per ricontattare il visitatore dopo la fiera | Essenziale |
| Ruolo | Capire se parli con chi decide, chi usa o chi valuta | Frequente |
| Interesse o prodotto richiesto | Dare priorità ai contatti e personalizzare il ricontatto | Frequente |
| Note commerciali | Il dettaglio che a distanza di una settimana nessuno ricorda | Frequente |
| Consenso o informativa | Se previsto dal processo aziendale, raccolto contestualmente alla registrazione | Da valutare |
Il vantaggio di definire i campi prima della fiera è anche organizzativo: tutte le persone dello stand raccolgono le stesse informazioni, nello stesso formato. Niente più grafie da decifrare o campi dimenticati.
Modalità Azienda e Modalità Fiera a confronto
Le due modalità non sono in competizione: coprono due momenti diversi della vita di un’azienda. La modalità Azienda gestisce le visite in sede — il flusso completo è descritto nella guida su come funziona la registrazione dei visitatori — mentre la Modalità Fiera è dedicata allo stand.
| Aspetto | Modalità Azienda | Modalità Fiera |
|---|---|---|
| Contesto | Reception, sedi, uffici, stabilimenti | Stand fieristico |
| Obiettivo | Accogliere il visitatore e tracciare l’accesso | Trasformare il passaggio allo stand in un contatto registrato |
| Flusso | Completo: accoglienza, permanenza, uscita | Essenziale: registrazione e via |
| Check-in | Sì | Sì |
| Check-out | Sì, per sapere chi è presente in sede | No: non c’è un’uscita da tracciare |
| Tipo di visitatore | Ospiti, fornitori, tecnici, consulenti | Visitatori dello stand, potenziali clienti |
| Velocità | Adeguata a una visita in sede | Prioritaria: pochi secondi a registrazione |
| Uso principale | Gestione e tracciabilità dei visitatori aziendali | Raccolta ordinata dei contatti in fiera |
Stessa piattaforma, stessa cura, due strumenti diversi: chi usa IRIGuest in reception ritrova in fiera lo stesso ambiente e lo stesso modo di lavorare, senza dover imparare nulla di nuovo.
Perché è utile per il team commerciale
Una fiera è un investimento importante: giorni di presidio, materiali, trasferte. Il ritorno dipende quasi sempre da una cosa sola — cosa succede ai contatti raccolti allo stand. È qui che la Modalità Fiera fa la differenza:
Nessun contatto perso
Ogni visitatore registrato è al sicuro nell’ambiente Cloud: niente fogli volanti, biglietti da visita smarriti o Excel compilati a memoria giorni dopo.
Raccolta uniforme
Tutte le persone dello stand raccolgono gli stessi dati, negli stessi campi. I contatti arrivano completi e confrontabili, chiunque li abbia registrati.
Contatti ordinati e consultabili
Dopo la fiera non devi ricostruire nulla: i contatti sono già organizzati e consultabili, pronti da rileggere ed esaminare con calma.
Follow-up più rapido
Il ricontatto può partire subito, quando l’interesse del visitatore è ancora vivo — non settimane dopo, a trascrizioni finite.
Priorità più chiare
Interesse manifestato e note commerciali aiutano a distinguere i visitatori davvero interessati dai semplici passaggi di cortesia.
Meno lavoro dopo la fiera
Niente serate a trascrivere dati: il tempo del team torna dove produce valore, sulle conversazioni con i potenziali clienti.
Nessuna promessa miracolosa: la Modalità Fiera non vende al posto tuo. Ti consegna però la materia prima del lavoro commerciale — contatti completi, ordinati e freschi — nel momento in cui vale di più.
Quando usare la Modalità Fiera
La Modalità Fiera dà il meglio in tutte le situazioni in cui il visitatore “passa” e l’obiettivo è raccogliere il contatto in modo rapido e ordinato:
- Fiere di settore, dove lo stand riceve decine o centinaia di visite al giorno;
- Stand aziendali a manifestazioni ed esposizioni;
- Open house commerciali con raccolta contatti rapida;
- Demo di prodotto allo stand, per registrare chi ha assistito e cosa ha chiesto;
- Giornate promozionali ed eventi in cui non serve tracciare l’uscita.
La scelta, in sintesi, dipende da una domanda semplice: devi sapere chi è presente in questo momento, o devi raccogliere contatti? Nel primo caso lavora la modalità Azienda, nel secondo la Modalità Fiera.
Perché non basta un foglio Excel
Un foglio Excel — o il classico blocco per raccogliere biglietti da visita — può bastare in situazioni semplici: uno stand piccolo, poche visite, una sola persona a raccogliere i dati. È giusto dirlo, e per la scelta in azienda vale lo stesso ragionamento della guida su registro cartaceo, Excel o digitale.
In fiera, però, le condizioni sono quasi sempre le peggiori possibili per un processo manuale: momenti di punta con più visitatori in attesa, più colleghi che raccolgono dati ciascuno a modo suo, un banco affollato dove scrivere è scomodo. Il risultato tipico si vede al rientro:
Quando Excel può bastare
- Stand molto piccolo, con poche visite al giorno
- Una sola persona che raccoglie i contatti
- Nessuna esigenza di follow-up rapido o sistematico
Cosa succede spesso in fiera
- Ogni collega raccoglie dati diversi, in formati diversi
- Campi incompleti: manca il telefono, manca l’azienda, manca tutto
- Biglietti da visita che si perdono tra materiali e scatoloni
- Trascrizioni a fine fiera, con errori e giorni di ritardo
- Follow-up che parte tardi, quando l’interesse si è raffreddato
Un processo digitale pensato per lo stand rende tutto più ordinato: stessi campi per tutti, dati completi al primo colpo, niente trascrizioni. La differenza non la fa la tecnologia in sé, ma il fatto che il processo sia disegnato per il contesto della fiera.
Disponibile nella versione Cloud
La Modalità Fiera è disponibile nella versione Cloud di IRIGuest. Non è una limitazione arbitraria: è proprio l’ambiente Cloud a rendere utile la modalità. I contatti raccolti allo stand non restano chiusi nel tablet — confluiscono in un ambiente centralizzato, consultabile dall’azienda anche mentre la fiera è ancora in corso. Ed è la flessibilità del Cloud a rendere naturale l’uso fuori sede, dove serve uno strumento che ti segua ovunque ci sia uno stand da presidiare.
Modalità Fiera, inclusa in IRIGuest Cloud
La versione Cloud comprende la gestione centralizzata dei dati, l’uso su più dispositivi, i report consultabili e — con la Modalità Fiera — la registrazione rapida dei visitatori allo stand.
Se ti stai chiedendo quanto costa, la guida su quanto costa un software registro visitatori spiega con trasparenza fattori di prezzo e prezzo di partenza della versione Cloud.
Domande frequenti sulla Modalità Fiera
A cosa serve la Modalità Fiera di IRIGuest?
Serve a registrare rapidamente i visitatori di uno stand fieristico, raccogliendo i dati essenziali senza gestire il check-out. Ogni visitatore che si ferma allo stand diventa un contatto registrato, ordinato e consultabile dopo la fiera.
La Modalità Fiera prevede il check-out?
No. A differenza della modalità Azienda, la Modalità Fiera è pensata solo per il check-in e la raccolta dei dati del visitatore: in fiera non c’è un’uscita da tracciare, c’è un contatto da non perdere.
La Modalità Fiera è disponibile anche nella versione gratuita?
No. La Modalità Fiera è disponibile nella versione Cloud di IRIGuest, perché è l’ambiente Cloud a rendere i contatti raccolti allo stand centralizzati e consultabili. Il confronto tra versione gratuita e Cloud riepiloga tutte le differenze.
Posso usare la Modalità Fiera per eventi aziendali?
Dipende dal tipo di evento. Per eventi con inviti, ingressi e uscite da tracciare può essere più adatta la modalità standard di IRIGuest. Per uno stand fieristico — o per situazioni analoghe in cui serve raccogliere contatti rapidamente — è più adatta la Modalità Fiera.
Quali dati posso raccogliere da un visitatore in fiera?
Dipende dal processo aziendale: le domande della registrazione sono personalizzabili. Di solito sono utili nome, azienda, ruolo, un riferimento di contatto e l’interesse manifestato. La raccolta deve essere sempre coerente con le procedure privacy dell’azienda e con le informative previste.
Perché usare IRIGuest invece di Excel in fiera?
Perché aiuta a raccogliere dati in modo uniforme e ordinato anche nei momenti di punta, riduce il rischio di perdere contatti tra fogli e biglietti da visita, ed elimina le trascrizioni a fine fiera: il follow-up commerciale può partire subito, quando l’interesse è ancora vivo.
La prossima fiera, senza contatti persi
Se partecipi a fiere e vuoi raccogliere i contatti dello stand in modo ordinato, la Modalità Fiera di IRIGuest Cloud è pensata esattamente per questo.